Pengertian Arsip : Karakteristik, Fungsi, Peranan, Tujuan dan Jenis Pengarsipan – Kalian mungkin pernah mendengar istilah arsip dan kearsipan, apa itu arsip dan kearsipan? Kali ini kita akan membahas materi tentang pengertian arsip secara rinci, berikut selengkapnya:
Pengertian Arsip Secara Umum
Secara umum, pengertian arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketika dalam bentuk huruf, angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain sebagainya.
Definisi arsip adalah naskah-naskah, baik dalam bentuk tunggal maupun dalam bentuk kelompok/kumpulan, dalam bentuk tertulis/bergambar, media baru, maupun dalam bentuk suara (rekaman).
Baca Juga : Pengertian Arsip Elektronik
Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Sularso Mulyono
Menurut Sularso Mulyono, Arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Wursanto
Menurut Wursanto, Arsip adalah salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, diantaranya formulir, surat, dan laporan.
Hadi Abubakar (1996:8-9)
Menurut Hadi Abubakar, Arsip dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Yunani yakni “arche” yang memiliki arti permulaan. Dalam beberapa waktu, arche berkembang menjadi “ta archia” Dalam hal ini ta archia memilii arti sebagai catatan. Selanjutnya ta arcia berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan.
Agus Sugiarto (2005:5)
Menurut Agus Sugiarto, Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Maulana (1974:18)
Menurut Maulana, Kearsiapan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
Suraja (2006:33)
Menurut Suraja, Arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga jika diperlukan dapa disediakan dengan mudah dan cepat. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang berguna dan disimpan dengan sistemasis sehingga saat diperlukan informasinya dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Maulana dalam Wursanto (1991:18)
Menurut Maulana, Arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemudian dapat berwujud berupa surat-menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheets dan buku catatan yang berisi koresponden, Peraturan Pemerintah dan lain sebagainya yang diterima dan dibuat sendiri oleh setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar.
Dr. Basir Barthos
Menurut Dr. Basir Barthos, Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan keterangan mengenai sesuatu obyek (pokok, persoalan) ataupun peristiwa.
Drs. Ig. Wursanto (1989:2)
Menurut Drs Ig. Wursanto, Arsip adalah kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Baca Juga : Pengertian Dokumentasi
Pengertian Arsip Dari berbagai Sumber
Kamus Administrasi Perkantoran
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Undang-Undang No.7 Tahun 1971
Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971, Arsip adalah:
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Pengertian arsip menurut LAN adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur- prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Ensiklopedia Administrasi
Pengertian kearsipan menurut ensiklopedia administrasi yaitu:
- Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
- Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Baca Juga: Jenis Surat Berharga
Sifat dan Karakteristik Arsip
Berikut ini sifat dan karakteristik atau ciri arsip diantaranya yaitu:
- Autentik, artinya arsip berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip dibuat/ diterima, tujuan kegiatan, serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
- Legal, artinya arsip merupakan proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan serta berperan sebagai bahan bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
- Unik, artinya setiap arsip memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Saat arsip diduplikasi (tembusan), maka arsip tersebut bermakna berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
- Terpercaya, artinya arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti sahih dan bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
Fungsi Arsip
Secara umum fungsi arsip diantaranya yaitu:
- Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru.
- Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya.
- Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian.
- Sebagai alat bukti tertulis suatu hal
- Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah.
Sedangkan fungsi arsip menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal 2, diantaranya yaitu:
- Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
- Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok ataupun dalam penyelenggaraan kegiatan tatausahaan dan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Peranan Arsip
Adapun peranan atau kegunaan arsip diantaranya yaitu:
- Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah naskah tertentu.
- Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.
- Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.
Baca Juga : Pengertian Historiografi
Tujuan Kearsipan
Berikut ini tujuan kearsipan diantaranya yaitu:
- Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
- Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat.
- Menghemat waktu dan tenaga.
- Menghemat tempat penyimpanan.
- Menjaga rahasia arsip.
- Menjaga kelestarian arsip.
- Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.
Jenis-Jenis Arsip
Secara umum, ada 5 (lima) jenis arsip diantaranya yaitu:
Arsip Dinamis
Pengertian arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan secara umum.
Arsip Aktif
Pengertian arsip aktif adalah arsip dinamis yang dibutuhkan dan dipergunakan secara langsung dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi.
Arsip Inaktif
Pengertian arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun untuk penyelenggaraan administrasi.
Arsip Statis
Pengertian arsip statis adalah arsip yang digunakan secara tidak langsung, baik untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan secara umum, dan juga untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip Duplikasi
Pengertian arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli.
Baca Juga : Pengertian NPWP
Selain itu, ada juga pembagian jenis arsip diantaranya:
Arsip Menurut Subjek atau Isinya
- Arsip kepegawaian, contohnya seperti daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
- Arsip Keuangan, contohnya seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah bayar
- Arsip Pemasaran, contohnya seperti surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
- Daftar pendidikan, contohnya seperti kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya
- Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
- Pita rekaman
- Mikrofilm
- Disket
- Compact disk
- Flash disk
Arsip Menurut Nilai Gunanya
- Arsip bernilai informasi, contohnya seperti pengumuman, pemberitahuan dan undangan
- Arsip bernilai administrasi, contohnya seperti ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja dan uraian tugas pegawai.
- Arsip bernilai hukum, contohnya seperti akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
- Arsip bernilai sejarah, contohnya seperti laporan tahunan, notulen rapat dan gambar foto dan peristiwa
- Arsip bernilai ilmiah, contohnya seperti hasil penelitian
- Arsip bernilai keuangan, contohnya seperti kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
- Arsip bernilai pendidikan, contohnya seperti karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.
Arsip Menurut Sifat Kepentingannya
- Arsip tak berguna, contohnya seperti surat undangan dan memo
- Arsip berguna, contohnya seperti presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
- Arsip penting, contohnya seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
- Arsip vital, contohnya seperti akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
Baca Juga : Pengertian SIUP
Arsip Menurut Fungsinya
- Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
- Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya
- Arsip Pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
- Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit organisasi.
Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya
- Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan dan legalisasi asli atau dokumen utama.
- Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
- Arsip Salinan, yaitu dokumen yang yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum
- Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
- Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.
Demikian pembahasan materi tentang arsip dan pengarsipan semoga bermanfaat dan jangan lupa ikuti postingan kami berikutnya.