Fungsi Manajemen Administrasi (Administrative Management) – Apa yang dimaksud dengan manajemen administrasi? Apa tugas manajemen administrasi? Manajemen meliputi apa saja? Apa yang dimaksud dengan administrasi? Siapa saja yang membutuhkan administrasi?
Baca Juga : Manajemen Administrasi Perkantoran
Agar lebih memahaminya, kali ini kita akan membahas materi manajemen administrasi mulai dari pengertian, tujuan, fungsi, tugas, kegiatan dan tahapan manajemen administrasi secara lengkap.
Pengertian Manajemen Administrasi
Pengertian manajemen administrasi adalah suatu bidang manajemen yang menginformasikan mengenai layanan administrasi untuk menjalankan aktivitas dengan efektif. Manajemen administrasi sangat mempengaruhi kelancaran kegiatan bidang lainnya dan seringkali dipakai untuk materi pengambilan keputusan.
Hubungan antara administrasi dan manajemen adalah administrasi sebagai penyelenggara dan manajemen sebagai pihak penyelenggara kerja. Jadi kombinasi manajemen dan administrasi diartikan sebagai penyelenggaraan kerja yang dijalankan secara bersama oleh pihak-pihak terkait agar tujuan yang ditetapkan tercapai.
Memang seringkali, kekuatan manajemen administrasi tak nampak namun apabila ada kesalahan dalam pengolahannya maka dapat menyebabkan terjadinya kekacauan. Sebab manajemen administrasi bertanggung jawab dalam perencanaan kegiatan, penyediaan barang, pengatur perubahan antar departemen dan membantu mengkaji dan memecat pegawai.
Ada banyak pihak yang membutuhkan kegiatan administrasi diantaranya kantor pemerintahan, kantor pelayanan publik, perusahaan negara/swasta, yayasan, lembaga organiasi non profit dan juga manajer pabrik.
Saat ini banyak perguruan tinggi atau universitas yang membuka jurusan manajemen administrasi dimana dengan prospek kerja sebagai staf SDM, marketing, administrator dan juga sekretaris.
Pengertian Manajemen Administrasi Menurut Para Ahli
Arthur Grager
Pengertian manajemen administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari sebuah organisasi.
John Neuner dan Benjamin Haynes
Definisi manajemen administrasi yakni manajemen dalam kantor meliputi bidang yang lebih sempit dibanding yang umumnya terdapat dalam istilah manajemen untuk sebagian besar berkaitan dengan pengawasan.
Rifhi Siddiq
Manajemen administrasi dapat diartikan sebagai suatu metode yang dijalankan dengan memperhatikan fungsi manajemen berhubungan dengan pekerjaan yang sebelumnya sudah direncanakan.
William Spriegel dan Ernest Davies
Pengartian manajemen administrasi ialah pengarahan secara menyeluruh terhadap aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan.
Suparjati dkk
Manajemen administrasi merupakan suatu proses kerjasama dalam kantor agar tujuan kantor yang sudah ditetapkan sebelumnya bisa tercapai dengan menjalankan berbagai fungsi manajemen.
Baca Juga : Manajemen Perkantoran
Prajudi Atmosudirjo
Manajemen administrasi yaitu kombinasi antara manajemen korporasi (kantor sebagai kesatuan yang meliputi gedung, tanah, pekerja dan perlengkapan) dan manajemen operasi (pekerjaan kantor).
Edwin Robinson dan William Leffingwell
Manajemen administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerja di perusahaan juga penggerakan para pelaksana agar tujuan yang sudah ditentukan bisa tercapai dengan baik.
Moekijat
Manajemen administrasi iyalah penerapan fungsi manajemen pada kantor, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, serta pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai merasa puas.
George R. Terry
Manajemen administrasi diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan, serta penggerakan para pekerja agar mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Millis Geoffrey
Manajemen administrasi yaitu seni membimbing personel kantor dalam mempergunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
W.H. Evans
Manajemen administrasi adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan berbagai tahap operasional perusahaan tentang pengolahan bahan, keterangan, komunikasi dan memori organisasi.
Gie (1991:4)
Manajemen administrasi adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian (mengatur dan menyusun), pengarahan, pengawasan dan pengendakuan hingga penyelenggaraan secara tertib pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan.
Tujuan Manajemen Administrasi
Tujuan manajemen administrasi, diantaranya yaitu:
- Mengatur semua data dan keterangan dengan lengkap, melindungi dan menyimpan serta menginformasikan pada yang memerlukannya.
- Menunjukkan laporan dan catatan penting beserta rincian biaya yang sesuai.
- Membantu perusahaan untuk memelihara dan memenuhi kebutuhan yang berhubungan dengan administrasi.
- Melayani tata usaha pada mitra kerja dan konsumen.
- Menyajikan laporan yang terbaru dan relevan.
Baca Juga : Manajemen Produksi dan Operasi
Fungsi Manajemen Administrasi
Fungsi manajemen administrasi, diantaranya yaitu:
- Merencanakan hal yang berkaitan dengan administrasi, seperti perawatan sarana dan prasarana perusahaan misalnya anggaran, ventilasi, tata ruang, dan lain sebagainya.
- Melakukan pengorganisasian dengan mengelompokkan alat yang dipakai dalam bidang usaha, tugas, tanggung jawab dan sumber daya manusia yang terbagi didalamnya. Tujuan hal tersebut dilakukan adalah agar tercipta organisasi yang sejalan dengan visi perusahaan.
- Memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan khususnya pada lingkup administrasi.
- Mengawasi proses administrasi kantor.
Tugas Manajemen Administrasi
Tugas manajemen administrasi adalah menyusun, mengatur, mengorganisasikan, mengendalian kegiatan, inventaris, informasi dan arsip perusahaan. Selain itu, tugas manajemen administrasi adalah mengurusi permasalahan ketatausahaan, mengolah informasi dan data perusahaan. Secara umu, tugas manajemen administrasi adalah penggandaan (duplicating), pengiriman pesan dan lainnya yang sejenis (mailing) serta kalkulasi (calculating).
Kegiatan Manajeman Administrasi
Kegiatan manajemen administrasi diantaranya yaitu:
- Melakukan pengadaan berkas/file.
- Mengarsipkan data agar pihak yang membutuhkan lebih mudah mengaksesnya.
- Menyediakan informasi bagi kepentingan manajemen
- Melakukan inventaris terhadap sarana dan prasarana kantor.
- Melakukan administrasi pada segala aktivitas/kegiatan kantor.
Tahapan Manajemen Administrasi
Tahapan atau proses manajemen administrasi, diantaranya:
Perencanaan
Perencanaan merupakan tahapan dasar yang mengarahkan pada tindakan lain yang akan dilakukan.
Pengorganiasasian
Setelah direncanakan, selanjutnya lakukan pengorganisasian terhadap keuangan, materia dan sumber daya manusia. Dalam pengorganisasian dibentuk aturan dan orang terlibat ditugaskan sesuai dengan kemampuan mereka.
Eksekusi atau Arahan
Setelah direncanakan dan diorganisasikan, maka perlu dilakukan pengarahan atau pengeksekusian strategi tersebut agar terjadi secara berkesinambungan yang nantinya akan memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan secara efisien.
Baca Juga : Manajemen Personalia
Pengontrolan
Agar kegiatan perusahaan berjalan optimal dan tujuan perusahaan dapat dicapai maka perlu dilakukan kontrol atau pengendalian yang dikomunikasikan kepada karyawan.
Demikian artikel pembahasan tentang pengertian, tujuan, fungsi dan tugas manajemen administrasi secara lengkap. Semoga bermanfaat