Pengertian SOP : Tujuan, Fungsi, Prinsip, Jenis Cara Membuat dan Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) – Kalian mungkin pernah mendengar tentang standar operasi prosedur (sop), apa yang dimaksud dengan sop? Agar lebih memahaminya, kali ini kita akan membahas tentang pengertian standar operasi prosedur atau yang bisa disingkat sop, selain itu juga kita akan membahas tentang tujuan, fungsi, manfaat, prinsip, jenis, cara membuat dan contoh Standar Operasional Prosedur (SOP).
Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pengertian SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk mendapatkan hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.
Baca Juga : Pengertian Manajemen Operasional
Di Indonesia, SOP dikenal dengan Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.
Selain itu SOP juga dikenal dengan prosedur operasi standar atau disingkat POS, yaitu suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya.
Adanya SOP dalam perusahaan berperan sangat penting terutama dalam hal operasional perusahaan. SOP bisa dijadikan pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang bisa terjadi dalam menjalankan perusahaan.
Meski bisnis yang dijalankan sedang berkembang, tapi dengan mempertahankan konsistensi untuk mematuhi SOP dapat membantu perusahaan agar berjalan pada sesuai dengan target dan tujuan utama. Tanpa SOP, anggota perusahaan tidak bisa bekerja secara efektif dan efisien serta tidak memahami bagaimana ruang lingkup pekerjaannya. Sehingga keberadaan SOP ini sangat penting sebagai pedoman dan acuan perusahaan demi mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin melalui prosedur yang efektif.
Pengertian SOP Menurut Para Ahli
Moekijat (2008)
Menurut Moekijat, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Insani (2010:1)
Menurut Insani, SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
Tjipto Atmoko (2011)
Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Baca Juga : Pengertian Manajemen Biaya
Sailendra (2015:11)
Menurut Sailendra, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Tujuan SOP atau Standar Operational Prosedur yaitu untuk menjelaskan perincian atau standar tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang dilakukan dalam suatu organisasi.
Menurut Indah Puji (2014:30), tujuan SOP atau Standar Operational Prosedur yaitu:
- Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam menjalankan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
- Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor.
- Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
- Untuk menjadi parameter untuk menilai mutu pelayanan.
- Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
- Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
- Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja jika terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
- Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
- Sebagai dokumen sejarah jika sudah dibuat revisi SOP baru.
Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)
Berikut ini fungsi SOP atau Standar Operational Prosedur diantaranya yaitu:
- Memperlancar tugas petugas atau pegawai maupun tim atau unit kerja
- Sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan.
- Mengetahui dengan jelas hambatan dan mudah dilacak.
- Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
- Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerja rutin.
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Menurut Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008, manfaat SOP diantaranya yaitu:
- Sebagai standarisasi cara yang dilakukan dalam penyelesaian pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
- Menjadikan staf lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai, cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Menciptakan bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
- Membantu penelusuran terhadap kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan, menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Baca Juga : Pengertian Manajemen Produksi dan Operasi
Prinsip SOP (Standar Operasional Prosedur)
Berikut ini prinsip prinsip SOP diantaranya yaitu:
Konsistensi
Karena bertujuan sebagai pedoman kerja, maka SOP harus dibuat dan dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu dan oleh siapapun dengan kondisi apapun.
Komitmen
SOP harus dipenuhi dan dilaksanakan dengan penuh komitmen, baik untuk pegawai maupun jajaran petinggi perusahaan.
Perbaikan Berkelanjutan
SOP tidak bersifat kaku dimana dalam pelaksanaannya SOP harus terbuka dengan penyempurnaan untuk membentuk prosedur yang lebih efektif dan efisien.
Mengikat
Walaupun SOP bersifat dinamis terhadap penyempurnaan, tapi dalam praktiknya, SOP bersifat mengikat bagi siapapun. Pekerjaan atau tugas harus diselesaikan sesuai dengan prosedur yang sudah tertulis dalam SOP.
Setiap Unsur Memiliki Peran Penting
SOP berperan penting bagi setiap pegawai sehingga jika terdapat satu pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik maka dapat mengganggu proses lainnya.
Terdokumentasi
Setiap prosedur yang tercantum di dalam SOP hendaknya dilakukan dokumentasi dengan baik sehingga dapat dijadikan referensi bagi anggota lain yang membutuhkan.
Jenis Jenis SOP (Standar Operating Procedure)
Jenis SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan
SOP Teknis
SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
SOP Administratif
SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.
Baca Juga : Laporan Keuangan Perusahaan
Jenis SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
SOP Mikro
SOP Mikro adalah bagian dari SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.
SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP makro merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut.
Jenis SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya sudah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama paling akhir sehingga kegiatan ini masih mempunyai rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.
Jenis SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan atau pun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.
SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.
Cara Membuat SOP
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 menyatakan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip seperti kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum. Berikut ini cara yang bisa digunakan untuk membuat SOP tanpa terlepas dari anjuran PERMENPAN :
Membuat Susunan Kerja
Minta pada seluruh manajer atau kepala bagian dalam perusahaan agar berbicara dengan bawahannya untuk menentukan hal-hal apa yang harus dibahas dalam SOP.
Merencanakan Alur Proses
Dengan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template, menetapkan alur proses, menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.
Baca Juga : Laporan Perubahan Modal
Lakukan Wawancara
Lakukan wawancara terhadap karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam pekerjaan dan bagaimana mereka bekerja.
Tulis, Bahas & Sosialisasikan
Setelah melakukan wawancara dan memeriksa dokumen tata laksana kerja, maka perusahaan mulai bisa menulis SOP, membahas kembali dengan pihak-pihak terkait dan melihat apakah masih ada kesenjangan peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila sudah ada kesepakatan maka sudah bisa mulai disosialisasikan.
Adakan Pelatihan
Setelah disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diadakan pelatihan agar SOP bisa berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan.
Evaluasi
Setidaknya dalam jangka waktu setahun sekali, pihak perusahaan harus mengadakan evaluasi terhadap relevansi berjalannya SOP. Apakah ada hal yang harus ditambah atau dihilangkan.
Contoh SOP
Demikian pembahasan tentang pengertian, tujuan, fungsi, manfaat, prinsip, jenis, cara membuat dan contoh Standar Operasional Prosedur (SOP). Semoga bermanfaat dan jangan lupa ikuti postingan lainnya.