Pengertian Surat Niaga, Ciri, Fungsi, Tujuan, Macam dan Contoh Surat Niaga Lengkap – Surat niaga adalah salah satu jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual beli barang atau jasa. Surat niaga ini sering disebut dengan surat dagang atau surat bisnis.
Pengertian surat niaga yang lainnya yaitu:
- Surat niaga adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh seseorang maupun badan usaha atau perusahaan untuk keperluan niaga atau bisnis.
- Surat niaga adalah suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan.
- Surat niaga adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya.
- Surat niaga adalah jenis surat yang dibuat oleh orang-orang ataupun oleh suatu badan usaha dengan bertujuan untuk mencari keuntungan.
Sebuah surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern bergantung pada situasinya. Secara intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak tertentu dalam satu perusahaan. Sedangkan secara ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik perorangan maupun badan usaha.
Ciri-Ciri Surat Niaga
Adapun ciri-ciri surat niaga diantaranya yaitu:
- Selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
- Dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
- Menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
- Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
- Cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
Fungsi dan Tujuan Surat Niaga
Adapun fungsi dan tujuan surat niaga diantaranya yaitu:
- Sebagai wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
- Sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali diperlukan.
- Sebagai wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
- Sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
- Sebagai alat promosi.
- Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
- Sebagai bukti dari sejarah.
Macam-Macam Surat Niaga
Adapun macam-macam jenis surat niaga diantaranya yaitu:
- Surat Penawaran Barang atau Jasa
- Surat Permintaan Barang atau Jasa
- Surat Pesanan Barang atau Jasa
- Surat Penerimaan Pembayaran
- Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa
- Surat Pernyataan Keberatan
- Surat Aduan
- Surat Edaran
- Surat Tagihan
- Surat Telegram dan Penegasannya.
Cara Membuat Surat Niaga
Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat niaga diantaranya yaitu:
- Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut dengan jelas. Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya penawaran.
- Menyebutkan jenis dan jumlah produk/jasa yang akan dipesan. Disarankan membuat daftar pesanan dengan rapi agar mudah diperiksa.
- Menyebutkan cara pengiriman barang/jasa yang ingin dipesan.
- Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/jasa tersebut.
- Menyebutkan bagaimana cara packing yang diinginkan.
Contoh Surat Niaga
Berikut contoh-contoh surat niaga:
CV. Indrajaya Sentosa
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Sukses No.12 Lampung Indonesia,
Telp. (021)123456 , Fax (021)123456
================================================================================
Nomor: 121/SRTPM/V/2018
Kepada Yth.
Direktur PT Abadijaya
Bp. Jaya Pribadi
Jl. Makmur No. 123
Hal: Surat Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan stok barang kami yang sudah tinggal sedikit maka melalui surat ini, Kami dari perusahaan CV. Indrajaya Sentosa ingin memesan barang-barang berikut ini:
- Buku Ekspedisi 50 Pcs
- Buku Folio 50 Pcs
- Buku Kwitansi 100 Pcs
- Filling Cabinet 50 Pcs
- Money Sponge 100 Pcs
- Glue Stick 100 Pcs
- Clip file 100 box
- Pen (standar) 70 box
- Spidol (hitam) 120 Pcs
Kami berharap barang-barang yang disebutkan di atas dapat kami terima selambat-lambatnya 4 hari setelah surat pesanan ini diterima.
Proses pembayaran akan kami lakukan melalui transfer Bank CBA cabang Lampung melalui rekening 987.654.321 atas nama CV. Indrajaya Sentosa.
Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan terimakasih.
Lampung, 10 Oktober 2018
Hormat Saya,
Vincent
Marketing Manager
[/su_spoiler]
Demikian penjelasan tentang Pengertian Surat Niaga, Ciri, Fungsi, Tujuan, Macam dan Contoh Surat Niaga Lengkap . Semoga bermanfaat dan jangan lupa ikuti postingan selanjutnya. Sampai jumpa